Gestion de documents dématérialisés

La transmission sous forme électronique des documents au sein d'une entreprise constitue le premier cas d'usage ayant révolutionné la collaboration.

Toute gestion dématérialisée de documents repose :

• sur la capacité de transformer un document sous forme papier en un document électronique (Numérisation )
• sur la capacité de la solution retenue à offrir un socle de Description des Processus Métiers allant de la production d'un document à son archivage en fin de vie
• sur la capacité de mettre en place les droits et rôles de chaque collaborateur dans le processus

Open Wide sur ces typologies de projets vous offre la garantie d'une compréhension rapide des contraintes propres à votre métier et sur l'accompagnement dans l'application de ces règles au sein de l'application. En outre, Open Wide vous offre l'accompagnement nécessaire à la réflexion sur les notions d'intégration à vos applications existantes (Sélection de l'outil de numérisation, Intégration à un intranet ou à un portail, liens avec des informations en provenance de votre SI...).

Gestion de documents électroniques et Référentiels d'entreprise

Les socles de ged modernes permettent grâce à la richesse de leurs fonctionnalités et leurs capacités d’intégration au sein du SI d’offrir une base unifiée des informations devenant véritablement le référentiel de l’entreprise.

Versionning, droits d’accès, workflow métiers, notifications et alertes de modification ou d’expiration d’un document, indexation et recherche permettent d’adapter les solutions de gestion électronique aux besoins métiers spécifiques.

Quels que soient les documents et leur provenance, les informations sont gérées de manière unique offrant une efficacité rarement atteinte auparavant :

• la constitution d'un référentiel des flux entrants et flux sortants entre votre entreprise et vos clients (courriers, mails, fax, factures)

• la constitution d'un référentiel documentaire appliqué à l'une de vos activités (Référentiel Documentaire Qualité, Référentiel documentaire Juridique, Référentiel de contrats et de propositions, Référentiel Veille...)

Les solutions de GED permettent d'intégrer des flux en provenance de tout système et de vous offrir les outils pour en extraire l'information pertinente.

Base de gestion des connaissances

De manière simple et avec très peu de contraintes, ces solutions de gestion électronique offrent un cadre de partage des connaissances notamment grâce à la gestion des droits, la recherche et l’indexation plein texte.

Les solutions techniques existantes permettent dorénavant de pouvoir accéder à toutes les informations du référentiel depuis son propre explorateur classique permettant ainsi un usage et une adoption aisée dont les utilisateurs ne pourront plus se passer.