Ces dernières années ont vu basculer du monde propriétaire au monde Open Source des équipes de haut niveau et spécialisées dans le métier de la GED.

En un temps rapide ils ont su mettre à profit leur très grande expérience et ainsi proposer des solutions de gestion documentaire fiables, complètes et éprouvées dans un modèle Open Source.

Les meilleures solutions de GED Open Source sont de véritables socles applicatifs permettant de construire tout système de gestion électronique de documents. Les capacités fonctionnelles et techniques étendues alliées à des coûts réduits par rapport au traditionnel modèle propriétaire ont permis à de nombreuses entreprises de valider sous forme de prototype avant de mettre en place leurs projets de gestion dématérialisée quels que soient les domaines d'utilisation (Traçabilité des Commandes et des Factures, Gestion de Documentation; Gestion de fiches concurrences, Management de la connaissance,...).

 Ces solutions permettent de proposer au marché des offres de GED complètes utilisant des formats ouverts et reposant sur les meilleurs composants libres.

Les grandes fonctionnalités de la gestion électronique de documents

• Intégration de documents papiers nécessitant une transformation au format électronique
• Intégration de documents numériques (Documents, images, vidéos, mails...)

Classement des documents

• Indexation et description du contenu du document facilitant sa recherche (auteur, titre, date, contenu...).

Stockage

• Le stockage des documents se doit de se conformer aux règles juridiques, contractuelles en vigueur selon le domaine d'application. Les règles et modes de stockage choisis peuvent également contribuer à la bonne tenue du système.

Diffusion

• Les modes de consultation, la disponibilité et l'application des règles de sécurité demeure la clé de voûte de tout système de dématérialisation quel que soit le domaine d'utilisation.

Toutes ces fonctionnalités permettent de supporter l'ensemble des typologies de GED ou d'ECM (Entreprise Content Management).

Gestion de documents dématérialisés

La transmission sous forme électronique des documents au sein d'une entreprise constitue le premier cas d'usage ayant révolutionné la collaboration.

Toute gestion dématérialisée de documents repose :

• sur la capacité de transformer un document sous forme papier en un document électronique (Numérisation)
• sur la capacité de la solution retenue à offrir un socle de Description des Processus Métiers allant de la production d'un document à son archivage en fin de vie
• sur la capacité de mettre en place les droits et rôles de chaque collaborateur dans le processus

Open Wide sur ces typologies de projets vous offre la garantie d'une compréhension rapide des contraintes propres à votre métier  et sur l'accompagnement dans l'application de ces règles au sein de l'application. En outre, Open Wide vous offre l'accompagnement nécessaire à la réflexion sur les notions d'intégration à vos applications existantes (Sélection de l'outil de numérisation, Intégration à un intranet ou à un portail, liens avec des informations en provenance de votre SI...).

Gestion de documents électroniques et Référentiels d'entreprise

Les socles de ged modernes permettent grâce à la richesse de leurs fonctionnalités et leurs capacités d’intégration au sein du SI d’offrir une base unifiée des informations devenant véritablement le référentiel de l’entreprise.

Versionning, droits d’accès, workflow métiers, notifications et alertes de modification ou d’expiration d’un document, indexation et recherche permettent d’adapter les solutions de gestion électronique aux besoins métiers spécifiques.

Quels que soient les documents et leur provenance, les informations sont gérées de manière unique offrant une efficacité rarement atteinte auparavant :

• la constitution d'un référentiel des flux entrants et flux sortants entre votre entreprise et vos clients (courriers, mails, fax, factures)

• la constitution d'un référentiel documentaire appliqué à l'une de vos activités (Référentiel Documentaire Qualité, Référentiel documentaire Juridique, Référentiel de contrats et de propositions, Référentiel Veille...)

Les solutions de GED permettent d'intégrer des flux en provenance de tout système et de vous offrir les outils pour en extraire l'information pertinente.

Base de gestion des connaissances

De manière simple et avec très peu de contraintes, ces solutions de gestion électronique offrent un cadre de partage des connaissances notamment grâce à la gestion des droits, la recherche et l’indexation plein texte.

Les solutions techniques existantes permettent dorénavant de pouvoir accéder à toutes les informations du référentiel depuis son propre explorateur classique permettant ainsi un usage et une adoption aisée dont les utilisateurs ne pourront plus se passer.

Architecturée autour de trois packages, l’offre de services permettra à chaque entreprise de sélectionner une prestation adaptée à ses attentes et à l’avancement de son projet. Sans comparaison sur le marché, ces packages permettront ainsi de valider pas à pas la pertinence de la solution Alfresco  au regard des projets proposés et de s’assurer rapidement et pragmatiquement de sa pertinence dans un contexte défini.

Ce premier pack s’adresse aux entreprises désireuses de découvrir les capacités d'Alfresco en termes :  de couverture fonctionnelle de capacités d'administration. Pour ce faire, un expert certifié proposera une journée de formation découverte où seront présentées en détail les fonctionnalités de la solution Alfresco. Une contextualisation au regard du projet d’entreprise sera ensuite abordée ainsi que l’élaboration d’une grille d’adéquation vérifiant la pertinence de la solution Alfresco avec les éléments mis en avant. Coût forfaitaire de ce package : 4 900 euros.

Au travers de ce package, un architecte en Système d’Information d’Open Wide accompagnera l’entreprise dans :  la mise en œuvre de la solution, son paramétrage l’intégration de prototypes techniques et fonctionnels. Les utilisateurs de ce pack pourront alors valider la bonne intégration d'Alfresco au sein de leur SI (lien avec l’Annuaire, l’ERP...), mais également disposer d'une application concrète de concepts spécifiques à leur métier. Le volume de prestations global est de 30 jours. Coût forfaitaire de ce pack : 15 900 euros.

Ce package à forte valeur ajoutée est destiné aux entreprises souhaitant intégrer la solution Alfresco dans leur système d’information et bénéficier du support d’Open Wide tout au long de cette mise en œuvre. Pour cela, Open Wide met à la disposition de ses clients : un spécialiste de la gestion documentaire, un architecte - intégrateur expert ses équipes de développement. De concert, ces derniers interviendront lors des phases d’intégration et de paramétrage d’Alfresco au sein du SI mais également lors de la mise en place des interfaces (IHM). Enfin, les consultants d’Open Wide assureront un transfert de compétences tout au long du projet au travers de formations avancées.